【岐阜県】社会福祉法人恵那市社会福祉協議会

新しいコミュニケーションツールの導入により、
感染予防をしながら活発にコミュニケーションができ、
たくさんの笑顔で、一人一人の利用者様の「豊かな人生づくり」ができる事業所を目指していきたいと思っています。

岩村デイサービスセンター / 明智デイサービスセンター / 串原デイサービスセンター

社会福祉法人恵那市社会福祉協議会 / 岐阜県恵那市

事務局長 兼 総務課長の紀岡さまを筆頭に各事業所の管理者さま一丸となり業務効率化を図り、
ICTツール導入については、事前に記録業務にかかる時間測定や業務内容のスリム化をなどを行い、導入後半年ほどで1ヶ月当たり77時間の削減に成功されました。
業務の流れを少しづつ変えていくのではなく、一気に変えてしまった事もスムーズな導入につながったようです。

ー 組織について教えてください。

当協議会は、恵那市民の誰もが地域の中で互いに助けあい、安心して暮らせる福祉のまちづくりの推進を使命として掲げ、地域福祉事業・ボランティアセンター事業・各種相談事業・介護保険事業・障がい福祉サービス事業・児童福祉事業など様々な福祉活動に取り組んでいます。
デイサービスセンターについては、指定管理者として恵那市内で岩村デイサービスセンター(定員35名)、明智デイサービスセンター(定員35名)、串原デイサービスセンター(定員10名)の3施設を運営しています。

ー 日頃、心がけている事・力を入れている事や工夫している事を教えて下さい。

【岩村デイサービスセンター】
エリア内で唯一、通常型の通所介護事業所であり、寝浴のあるデイサービス事業所です。寝たきりのような重度の方にもご利用いただけ、在宅で介護していきたいというご家族様の希望に協力できる責任のある事業所だと考えています。また、軽度の方でも、ご利用者様の希望に基づき、機能訓練、頭の体操、レクレーション等に参加いただき、重度の方でも軽度の方でも満足してご利用していただけるよう心がけています。
ご利用者様の希望によりサービス提供が行われるよう「ただ座っている待ち時間」を減らせるように、声掛けを行い、アクティビティを選択できるようにしています。(管理者 森下さま)

岩村デイサービスセンター

【明智デイサービスセンター】
ご利用者様が『1日楽しかった。また次も来たい』と思っていただけるように、職員のご利用者様への声掛けや生活の質が向上出来るような介護を心がけています。職員間のチームワークを大切にし、質の高い介護が提供できるようにしています。
その他、ご利用者様の満足度が得られるように、機能訓練やレクリェーションに力を入れています。(管理者 堀さま)

【串原デイサービスセンター】
少ない定員のデイサービスですので、利用者様やそのご家族様に寄り添うようなきめの細かいサービスを心掛けています。また、職員のチームワークを大切に、それぞれの良いところを見習い、欠点を補い合える職場作り、笑顔で丁寧な挨拶を心掛けています。(管理者 政木さま)

ー 今後の展望や目標を教えて下さい。

新型コロナウィルス感染予防から、人と人の距離が遠くなり、コミュニケーションが行き届かない状況です。ICTツールの導入で業務改善によりできた時間を利用者様に使うことができ、良いタイミングで導入できたと思っています。
次は、新しいコミュニケーションツールの導入により、感染予防をしながら活発にコミュニケーションができ、たくさんの笑顔で、一人一人の利用者様の「豊かな人生づくり」ができる事業所を目指していきたいと思っています。

ー ICTツールを検討した経緯・ラクウエア導入の決め手等について教えてください。

手書きによる記録業務が多いことが課題となっていたところ、岐阜県社会福祉協議会の管理運営セミナーにて講師の社会保険労務士法人THINK ACT 代表社員 志賀弘幸 氏からフロンティークさんの業務カイゼンの事例が紹介された事をきっかけに検討を開始しました。
今まで、介護請求システムは活用していましたが、インカムと同時にラクウェアを導入させて頂きました。実際にデイサービス事業での稼働実績があり書式のカスタマイズなどにも対応が可能であることや直感的に使いやすいシステムであることが決め手となりました。

ー 導入の決議はスムーズにいきましたか?

導入を検討する際に、正職員だけではなくデイサービス事業の臨時職員の皆さんにもデモに参加してもらい導入に関しての意見を聴きました。また、国の新型コロナウイルス緊急包括支援事業(令和2年度)を活用により導入時の費用等を確保できたことが早期導入につながりました。

ー 実際にラクウェアを活用してみていかがですか?

操作性には問題なく、直感的に使いやすいシステムでした。導入当初はWi-Fiの環境等事業所のハード面の整備が遅れ、データ処理が不安定で、記録がなされない事もありましたが、現在ではスムーズに稼働しています。
丁寧なアフターフォローもあり、様式の変更や追加等、気軽に依頼や質問できる点からも、ラクウェアを利用して良かったと思います。簡単に操作が出来るので、業務効率化が図れています

ー 職員さんの変化はいかがでしょうか。業務のやり方や事務作業にかかる時間など、変化はありましたか?

導入前は生活相談員や介護職員が行っていたバイタル測定記録の連絡帳や個別記録の転記がラクウェアに直接入力することで不要となりました。また、看護師が記録する身体状況観察記録などもテンプレートの使用や手書きでの漢字を調べる手間などが削減されました。
記録業務時間が、導入前と比較し半分以下に削減が出来た事に加え、インカム導入との相乗効果もあり、職員間で利用者様の情報共有が手厚く出来るようになったことが大きな変化です。
記録業務から解放されたことにより、利用者様へ向き合う時間が増えました。より丁寧な対応につながっていると思います。

ー 具体的な効果の検証や把握のためにご導入前に業務時間を計測されていましたね。結果はいかがでしたでしょうか?

各管理者は、ラクウェアにより業務の効率化を図り、インカムの効果も併せ情報共有が出来ること、臨時職員(パート職員)の意識も変わってきている事など大きな変化を感じています。
私も予想を上回る効果に驚きました。今後もカイゼンとサービス向上を進めながら利用者の満足度アップと利用者増を目指して取り組みたいと考えております。

ー ラクウェアの活用を浸透させるために工夫したことはありますか?

データ入力に関わる職員が、自分事としてシステムに関する困りごとを直接質問し、解決し、他職員に伝達する事で、ラクウェアを職員みんなで共有して使えるようになっていく過程で、浸透していったと思います。(岩村デイ)

パソコンはどの職員でも入力できる環境にしました。また、インカムにて伝えるという事を徹底することで、その場にいる職員が入力出来るようにしました。(明智デイ)

ー 導入にあたってのご苦労や心がけた点はありますか?

新しい事を導入するに当たっては「慣れていることが一番良い」という概念を払拭する必要がありました。「習うより慣れよ」で粘り強く実践を繰り返していくことで、良い方向性を見出し、進み続けていく内に、デモ期間を経て導入に至りました。
操作については問題なくできたのですが、データによる記録で、紙ベースでの記録でない事への不安がありました。(岩村デイ)

幅広い年齢層の職員がいるため、そもそもパソコンを使用することに抵抗がありました。また、一度にすべての作業をパソコン内で行う事が果たしてできるのかどうか不安でした。しかし、少しでも手書きのものを残してしまうと効率化には繋がらないのでインカムにて伝える事を徹底し、書面のものはあくまでも確認するものだけにしました。(明智デイ)

ー 実際にお使い頂いて事前のご不安やご懸念はどうなりましたか?

全てのスタッフが使いこなせるか不安でしたが、操作自体は簡単なため、どの職員もすぐに覚える事が出来、今では積極的に活用して業務を行うことが出来ています。取り越し苦労でした。

ー ICTの導入を検討している方へ、アドバイスがあればお願いします。

一部のスタッフだけでなく、パートさんなどを含めて検討をされると良いかと思います。
少しづつ変えていくのではなく、思い切ってやり方を変えることで業務の効率化ができると思います。また、その際に今までの業務で必要不必要の洗い出しをし、業務をスリム化しておくとよいかと思います。

ICTの導入により非効率だった手書きの記録や転記などに使っていた時間を大幅に減らすことが出来ました。その分利用者様に向き合う時間が増えることで、より満足度の高いサービス提供につながるよう取り組んでいます。
今後、介護や福祉の現場でもカイゼンのためICTの活用がますます必要になります。事業所サイドと管理部門が共通認識を持って進めていくことが大切になってくると思います。

社会福祉法人恵那市社会福祉協議会

〒509-7201 岐阜県恵那市大井町727番地11

WEBサイト

岩村デイサービスセンター
〒509-7403 岐阜県恵那市岩村町1650番地1

明智デイサービスセンター
〒509-7712 岐阜県恵那市明智町1090番地

串原デイサービスセンター
〒509-7826 岐阜県恵那市串原3171番地1